Personvern

Generelt om personvern i rekrutteringsprosesser

Først en kort oppsummering:

Mentor Partner forholder seg til de til enhver tid gjeldende personvernregler, inkludert GDPR.

Den informasjonen vi får i en rekrutteringsprosess behandles for å ivareta felles interesser for kandidater og oppdragsgivere. Informasjon til våre oppdragsgivere og leverandører behandles konfidensielt i tråd med etikk, regler, avtaler og informasjon om personvern. Innhenting av informasjon skjer etter samtykke fra deg som kandidat. Om opplysninger behandles for andre stillinger, så deles disse kun etter avtale med deg. Personopplysninger oppbevares så lenge det er relevant i forhold til formålet. Din rett til innsyn, retting, sletting, datatransport og klage følger lovverket.

Ingen plikter å gi personopplysninger, men det er krevende å vurdere kandidater hvis det mangler informasjon som er relevant for stillingen.

Informasjonsbehandling
Vi ønsker sikker informasjonsbehandling. Hvis man har grunn til å tro at det er sendt eller mottatt feil informasjon, ber vi om å bli kontaktet umiddelbart og gjort oppmerksom på dette. I tillegg ber vi om at slik informasjon slettes/makuleres uten opphold, uten at den videresendes/-formidles, lagres eller kopieres. Mentor Partner er databehandlere for sine oppdragsgivere, våre oppdragsgivere er behandlingsansvarlige for innsamlet data.

Søknadshåndtering
Kandidater gir samtykke ved å søke stilling elektronisk via stillingsannonsen, og det er der vi håndterer alle våre søkere. Søknad/CV som sendes via mail er ikke godt nok sikret innenfor GDPR lovverk. Vi ber derfor om at søknader registreres elektronisk. Til informasjon kan din egen CV lastes opp der, og det trenger ikke ta lang tid.

Kandidater kan tilpasse sin CV og søknad spesifikt til hver enkelt stilling, men CV kan ikke endres etter at man har søkt en konkret stilling. Kandidater bestemmer selv om deres profil gjelder for en konkret stilling, eller om vi også kan kontakte vedkommende i forhold til andre mulige stillinger. Vi vil aldri presentere kandidater for våre oppdragsgivere uten deres samtykke.

Opplysninger brukes ikke til annet enn beskrevet formål og grunnlag.

Sensitive opplysninger
Når det gjelder sensitive personopplysninger, så vil det typisk omhandle relevante forhold knyttet til f.eks økonomi, helse eller omdømme. Opplysninger knyttet til seksualitet, politikk, etnisitet, religion eller fagforeninger er ikke relevante temaer i rekrutteringssammenheng.

Personsensitive opplysninger kommuniseres kun til kandidat eller oppdragsgiver.

Involverte parter i prosessene
Personopplysningene kan utleveres til vår oppdragsgiver. Vi og våre leverandører av personlighets/evnetester og rekrutteringssystemer mm har tilgang til hhv. testinformasjon og informasjon ifm søknader. Testinformasjonen skal behandles i tråd med nevnte formål. Hvis personopplysninger utleveres til land utenfor EU-/EØS-området eller en internasjonal organisasjon, vil det bli vist til og informert om beskyttelsestiltak for å sikre opplysningene, herunder gjelder klausul fra vår testleverandør, som ses før man svarer på test. Vi tilpasser våre retningslinjer jevnlig for å møte endringer i gjeldende lovverk.

Sosiale medier og nettsider, samt informasjonskapsler (cookies)
Vi bruker sosiale medier og nettsider først og fremst til profilering av selskapet og stillinger. Profilering av personer gjøres kun etter samtykke med dem det gjelder. Vi bruker informasjonskapsler og Google Analytics på våre sider. Klikk her for å lese mer om personvern hos Google. Informasjonskapsler er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på datamaskinen, nettbrettet eller mobiltelefonen din når du besøker en nettside. Informasjonskapsler kan bidra til å identifisere din enhet når du besøker en nettside, og huske nyttige detaljer fra dine tidligere besøk for å bedre din brukeropplevelse.

Du kan stille inn nettleseren til ikke å akseptere informasjonskapsler, begrense bruken av informasjonskapsler eller fjerne informasjonskapsler fra nettleseren. Men siden informasjonskapsler er en viktig del av hvordan nettsteder fungerer, kan begrensning av bruk av informasjonskapsler påvirke nettsidenes funksjonalitet.

Mail
Noen mail fra oss kan inneholde lenker, dette er vanlig ifm tester. Disse er https-sikret, og sensitive områder de viser til er passordbeskyttet. Vi vet av erfaring at enkelte av disse mailene kan havne i spamfilter/søppelpost. Venter du på en mail fra oss kan du sjekke der.

Lagring, sletting og innsyn
Vi lagrer i hovedsak personopplysninger digitalt og med passordbeskyttelse. Informasjonen oppbevares så lenge det er relevant i forhold til formålet. Søknader som er ferdig behandlet i vårt system slettes årlig. Den registrerte har rett til innsyn om seg selv, retting, sletting, trekking, dataportabilitet, behandlingsbegrensing/-motsetting av personopplysninger og eventuell klage til Datatilsynet i fall regelbrudd. Du kan når som helst slette din aktive profil i vår CV-base ved å logge deg inn.

Innhenting av informasjon fra kandidater
Opplysninger innhentet fra kandidaten selv begrunnes i en saklig vurdering mot stillingen som skal besettes. Ingen har plikt til å oppgi opplysninger, men det kan bli mer krevende og usikkert å vurdere kandidater der informasjonen er mangelfull.

Når en kandidat har søkt stilling, så samtykker vedkommende til bruk av egne personopplysninger til den aktuelle stillingen, noe som bekreftes til kandidaten etter å ha søkt.

Mentor Partner har tilgang til og kan kontakte personer som selv har tilgjengeliggjort sin CV i vår CV base eller har samtykket til det på annen måte. Kontakten mellom partene handler om formålet, herunder stillings- og arbeidsmarkedsrelevant informasjon og undersøkelser.

Innhenting av informasjon fra andre
Når opplysningene innhentes fra andre, for eksempel referanser, så hentes innsynsberettiget informasjon fra oppgitte personer. Referanseinformasjonen kan deles med oppdragsgiver om referenten har tillat det. Referansekontroll, søk i åpne kilder, kontroll av vitnemål og eventuell privatøkonomisk kredittsjekk vil skje først etter samtykke fra kandidaten.

Vurdering til andre stillinger
Om personopplysninger behandles for en annen stilling enn først avtalt, så skjer det etter samtykke fra kandidaten. Da blir vi først enige med kandidaten om hvilken del av informasjonen som eventuelt kan brukes igjen.

Vurdering til stillinger i det offentlige
I systemet vi bruker, Webcruiter, er det alltid mulig å søke unntak fra offentlighet, noe som bare har betydning når offentlighetsloven kommer til anvendelse, det vil si kun ved offentlige stillinger. Dette vil komme frem av stillingsannonsen. For private oppdragsgivere blir ikke opplysninger offentliggjort.

Kontaktperson for personvern
Hos oss er daglig leder ansvarlig for at personvern følges. Vi ber deg om å ta kontakt hvis du har spørsmål om temaet eller vil gi relevante tilbakemeldinger på vår håndtering av personvern.